【社労士がオススメ】中小企業向けの勤怠管理システムの選び方 | 各社の特徴を徹底比較

従業員数が50人から300人ほどの中小企業では、勤怠管理の整備に課題を抱えているケースも少なくありません。

「手書きやエクセルでの勤怠管理に限界を感じている」
「現在使っている勤怠管理システムが使いづらい」
そんな悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。

勤怠管理が整っていないと、担当者のミスや業務負担が集中しやすくなり、トラブルや人件費の管理ミスにつながる恐れもあるため、早めの見直しが重要です。

この記事では、

中小企業が抱える勤怠管理の課題

システム導入によるメリット

おすすめの勤怠管理システム

を社会保険労務士の視点でわかりやすく解説します。

勤怠管理システムの導入や乗り換えを検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

手作業の勤怠管理に限界！中小企業で多発する問題とは

中小企業では、今もなお紙やエクセルによる勤怠管理を継続しているのが現状です。
しかし、働き方改革の推進や労働時間管理の厳格化により、アナログな方法では対応しきれない場面が増えています。

中小企業が抱えやすい勤怠管理の課題は、次のとおりです。

これらの課題は、担当者の業務負担が大きいだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。

タイムレコーダーや打刻端末が会社にしかなければ、出先やリモートワーク中の打刻ができず、柔軟な働き方に対応しづらくなります。
また、イレギュラーな打刻や打刻漏れの修正を都度手作業で行うと、集計ミスが起きやすく、勤怠を間違えられた従業員との信頼関係に影響する可能性もあります。

ヒューマンエラーだけでなく、法令遵守の観点や労務管理の正確性にも注意が必要です。

法定労働時間の超過を一人ずつ目視で確認するのは非常に煩雑で、チェック漏れによる36協定違反のリスクを抱えることになります。
さらに、紙やエクセルで勤怠を締める作業は確認や修正が多く、担当者にとって月末の大きな負担となっているのが現状です。
有休申請を紙で受け付けて、勤怠に手入力で反映する作業も、二度手間かつ記入漏れが多々発生する一因といえるでしょう。

このように、多くの中小企業はミスが起こりやすい勤怠管理に課題を抱えており、それが企業全体の生産性にも影響を与えています。

勤怠管理システム導入によるメリット

このようなアナログな作業を見直す手段として、多くの中小企業が勤怠管理システムの導入を進めています。

勤怠管理システムは、自社サーバーにインストールする「オンプレミス型」とWebからアクセスする「クラウド型」の2種類があります。
近年は、初期費用が抑えられ、アップデートや保守の手間が少ない「クラウド型」が主流になりつつあります。

クラウド型勤怠管理システムの大きな特徴は、次のような大幅な業務効率化と正確性の向上です。

出勤するときは会社にあるタイムレコーダーを使い、出先より直帰するときにはスマホから打刻するなど、多様な方法で勤怠を記録することが可能です。
また、打刻漏れや打刻ミスによる修正・残業超過など、アラート機能を利用して従業員に対してのフォローが自動で行われます。労働時間の自動集計より、各従業員の勤務について適正な把握ができることも大きなメリットでしょう。

正確な労働時間の把握は、勤怠管理や給与計算を担うバックオフィスはもちろん、働く従業員本人や管理職にとっても重要です。
担当者の業務負担軽減や確認の手間が減るだけでなく、労務トラブルの未然防止や、従業員との信頼関係の維持にもつながります。

勤怠管理システム導入によるデメリット

勤怠管理システムには多くのメリットがありますが、注意すべき点もあります。

まず、導入後も継続的にランニングコストがかかる点は、企業にとって負担になります。とくに従業員数によって月額料金が変動する料金体系の場合、将来的な増員に伴ってコストがふくらむ可能性もあります。

また、自社と合わないシステムを選んでしまうと、使いこなせない機能が多かったり、操作が複雑すぎて定着しないなど、費用対効果が薄れてしまうケースも考えられます。

さらに、システム導入には従業員への周知、社内ルールの整備、既存の勤怠管理からの移行作業など、一定の時間と労力を要します。

このような注意点をふまえて、システムの選定や導入時期は慎重に検討することが重要です。事前に自社の課題や運用フローを明確にし、「本当に使いやすい」システムを選びましょう。

▼システム導入前に確認しておきたい注意点はこちら
【多拠点・店舗向け】社員情報の管理方法 | 紙ベースの課題やシステム化についても紹介

中小企業にオススメの勤怠管理システム3選 

勤怠管理システムは、企業の規模感や自社の課題に合わせて選ぶ必要があります。

ここでは、当法人やお客様が実際に使用している、中小企業におすすめの3つの勤怠管理システムを紹介します。

①   freee勤怠管理Plusでバックオフィス業務を一元化

freee勤怠管理Plusは、クラウド会計ソフトで有名な「freee株式会社」が提供する勤怠管理システムです。

直観的な操作画面や、自社の就業規則にあう勤怠管理をカスタマイズできる万能なソフトです。

freee人事労務や給与計算ソフトとの連携が充実しているため、freeeシリーズで導入すると、勤怠から給与計算・年末調整・社会保険手続きまでワンストップで行えるのが最大の特徴です。
特に「freee人事労務」との連携では、手間がかかる年末調整もペーパーレス化され、従業員・担当者の双方にとって業務負担が軽減されます。

また、会計ソフトもfreeeを使用している場合、人件費などの経費精算連携を非常にスムーズに行えます。
勤怠管理だけでなく、バックオフィス全体の業務を効率化したい中小企業に特におすすめのサービスです。

②   KING OF TIMEで会社に合う打刻方法が選べる

KING OF TIMEの大きな特徴は、全18種類の打刻方法から自社に合ったスタイルを選べることです。
たとえば、現場勤務の従業員にはICカード、リモートワーク時にはPC打刻、出先からはスマホ打刻など、勤務形態に応じた柔軟な運用が実現できます。

また、勤怠以外にも人事労務や給与計算・年末調整、データ分析による労働時間の見える化などの機能が使用可能です。
これらが一律料金（月額300円/1人）から使えるのも、中小企業にとって導入ハードルが低く、大きな魅力といえるでしょう。

雇用や勤務形態に合わせて打刻方法を選びたい・スモールスタートでシステムを導入したい中小企業に特におすすめのサービスです。

③   Touch On Timeで勤怠管理に安心のサポートを

Touch On Timeは、独自のタイムレコーダーを販売（またはレンタル）しており、導入企業の約80％がこのタイムレコーダーを利用しています。

指紋認証やICカード・ID+パスワードといった打刻方法を選択可能で、不正防止やシステムへの自動反映など、セキュリティの向上と利便性を兼ね備えた製品です。また、スマホを使い位置情報を把握できるGPS打刻も人気機能の一つです。

さらに、シンプルでスッキリとした画面設計や、勤怠データの外部連携のしやすさも特徴です。すでに給与ソフトを導入している企業にとって勤怠をスムーズに連携できる点は、メリットが大きいでしょう。

また、96％の電話応答率を誇るサポートセンターは、困ったときにすぐにサポートを受けたい中小企業には欠かせないサポートです。

勤怠管理システム3社の比較表

今回ご紹介した3つの勤怠管理システムを一覧で比較しました。
各サービスの特徴や対応機能を把握して、自社に最適なシステム導入の参考にしてください。

まとめ

中小企業の勤怠管理は、紙やエクセルによる手作業の限界やミスの多発といった課題を抱えています。
正確性を高めるためには、勤怠管理システムの導入が必要不可欠ですが、自社の課題が解決できるか・費用対効果があるか慎重に判断してから行うことがポイントです。

また、今回は50人から300人の中小企業におすすめのクラウド型勤怠管理システムを3つご紹介しました。

どのシステムも導入しやすい費用感や多彩な機能が充実していますが、使用目的に応じて選択することが重要です。
比較表を参考に、自社に合う勤怠管理システムを選びましょう。

結局どれがいい？まずは経験豊富な社労士へご相談を

あかつき社会保険労務士法人は、「システムを導入すること」だけではなく、“不安なく、正確に、安心して働ける職場”をつくるための仕組みを提案します。

「自社の業界に合う勤怠管理システムが分からない」「本当にシステムが必要かいまいち判断できない」といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。

実際に、当法人とオンライン顧問契約を結び、クラウド型の勤怠管理システムの導入で効率化を実現したお客様の事例もあります。ぜひこちらのページをご覧ください。

【CASE STUDY01】クラウド化で作業時間が大幅に短縮。精神的な負担も減りました。

まずはオンラインでヒアリングを実施します。お問い合わせフォームより、ご連絡をお待ちしております。