算定基礎届の決定通知書はどう見る？確認ポイントと間違えた場合の対応を社労士が解説

算定基礎届を提出した後、日本年金機構から「標準報酬月額決定通知書（決定通知書）」が送付されます。

受け取ったものの、どのような実務対応が必要なのか、いつまで保管をすればいいか迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、決定通知書の概要や確認すべき項目、算定基礎届の内容が間違っていた場合の対応、決定通知後の実務ポイントを社労士がわかりやすく解説します。

算定基礎届の標準報酬月額決定通知書とは

算定基礎届の提出後は、日本年金機構で審査が行われ、その結果を記載した「標準報酬月額決定通知書（以下、決定通知書）」が事業所へ送付されます。

決定通知書は新たに決定された標準報酬月額が記載されており、提出した内容と一致しているかを確認するための重要な書類です。

標準報酬月額は、4月から6月に支払われた報酬をもとに決定されるもので、毎月の健康保険料・厚生年金保険料の基礎となります。決定通知書が届いたら、提出内容と相違がないかを確認のうえ、給与計算へ反映しましょう。

決定通知書の確認ポイント

決定通知書が届いたら、提出した算定基礎届の控えと照らし合わせて確認します。特にチェックしておきたいのは、「適用年月」と「標準報酬月額」です。

標準報酬月額が想定と異なるときは、算定基礎届の記載内容や報酬額、支給基礎日数などを改めて確認しましょう。

提出内容の誤りや決定内容に疑問がある際には、年金事務所へ相談し、必要に応じて訂正手続きを行います。

算定基礎届の内容が間違っていたときの対応

決定通知書を確認した結果、提出した算定基礎届の内容に誤りが見つかった場合は、速やかに訂正手続きを行いましょう。

訂正例は、次のとおりです。

出典：厚生労働省「健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額算定基礎届」をもとに一部加工して作成

算定基礎届の訂正は、誤っている箇所を二重線で抹消し、正しい内容を記入して提出します。訂正内容によっては、年金事務所から確認資料の提出を求められる場合があるため、事前に問い合わせておくとスムーズです。

なお、電子申請した算定基礎届であっても、誤った内容で決定された場合の訂正・取消手続きは、原則として紙で行う必要があります。管轄の年金事務所・事務センターへ郵送または持参し、手続きを行いましょう。

決定通知が届いた後の実務ポイント

ここでは、決定通知書の押さえておきたい実務のポイントを解説します。

新しい標準報酬月額を反映する

決定通知書を確認したら、新たな標準報酬月額を給与計算へ反映します。

保険料を変更する給与支払月は、会社が「当月徴収」と「翌月徴収」のどちらを採用しているかによって異なります。

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決定通知書は2年間保管する

標準報酬月額を給与計算へ反映した後は、決定通知書を適切に保管しましょう。決定通知書は、健康保険法施行規則および厚生年金保険法施行規則にもとづき、原則として2年間の保存が必要です。

算定基礎届の控えとあわせて保管しておくことで、後日内容の確認や問い合わせがあった際にもスムーズに対応できます。

給与計算システムを活用する

算定基礎届や決定通知書の内容を手作業で管理していると、対象者の漏れや標準報酬月額の入力ミスが発生する可能性があります。このようなヒューマンエラーを防ぐためには、給与計算システムの活用が効果的です。

給与計算システムには、算定基礎届や月額変更届の対象者を自動で抽出できるものや、e-Govと連携して電子申請まで行えるものがあります。また、決定した標準報酬月額を給与データへ反映できるため、保険料の変更作業もスムーズになります。

毎年発生する社会保険手続きや給与計算の負担を軽減するためにも、自社の運用に合った給与計算システムの導入を検討してみましょう。

まとめ

算定基礎届の決定通知書が届いたら、提出した内容と相違がないかを確認し、誤りがあれば速やかに訂正手続きを行いましょう。また、新しい標準報酬月額の反映や決定通知書の保管など、その後の実務対応も忘れずに行うことが重要です。

決定通知書を正しく確認・管理することで、社会保険手続きや給与計算をスムーズに進められます。

本記事を参考に、自社の実務を改めて確認してみてください。

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