COLUMN
算定基礎届などによって社会保険料が変更された場合、事業主には従業員へ変更内容を通知する義務があります。一方、通知書には決まった形式がないため、何を記載し、どのように伝えればよいか迷う方もいるでしょう。
この記事では、社会保険料変更のお知らせについて、通知義務や記載項目、具体的な周知方法、実務上の注意点を社労士がわかりやすく解説します。
Point ・変更のお知らせには、主に4つの通知方法がある ・給与支給月に合わせて通知すると、従業員にも変更内容が分かりやすくなる |
社会保険料の変更は、従業員の給与にも影響する重要な情報です。
ここでは、通知のルールと必要なタイミングを解説します。
標準報酬月額の決定や改定が行われた場合、事業主には、その内容を従業員（被保険者）へ速やかに通知する義務があります。
これは、健康保険法第49条第2項および厚生年金保険法第29条第2項に定められています。
従業員への通知が必要となる代表的なケースには、次のようなものがあります。
ケース | 標準報酬月額の決定・改定 |
定時決定（算定基礎届） | 毎年1回、4～6月の報酬をもとに決定 |
随時改定（月額変更届） | 昇給・降給などにより一定の要件を満たした場合 |
資格取得時の決定 | 入社などで社会保険の資格を取得した場合 |
定時決定では、算定基礎届の内容をもとに決定された標準報酬月額が9月から翌年8月まで適用されます。
算定基礎届の提出後は、決定された内容を確認し、給与計算への反映とあわせて従業員への通知を行いましょう。
社会保険料変更のお知らせに決まった様式はなく、書面のほか、給与明細や社内システムなどを利用して通知することもできます。
ここでは、通知に記載する項目と主な通知方法を解説します。
お知らせには、対象者の情報、変更前後の標準報酬月額・保険料額、適用開始時期などを記載し、変更内容を伝えましょう。
社会保険料変更のお知らせ 氏名：〇〇 〇〇 〇〇年〇月分より、社会保険料が変更となりますのでお知らせします。
※保険料は、いずれも本人負担分（折半額）です。 適用開始：〇〇年〇月給与 |
通知は保険料の控除額が変わる給与月に合わせると、変更のタイミングが伝わりやすく、問い合わせの減少にもつながります。
主な通知方法としては、「給与明細に記載する」「日本年金機構から届いた通知書をそのまま配布する」「通知書を作成する」「社内ポータルサイトなどの従業員ページへ掲載する」の4つがあります。
通知方法 | 媒体 | メリット | デメリット |
| 給与明細 | 紙or電子 | 給与と一緒に確認しやすく、別途通知する手間を軽減できる | 備考欄などに記載するスペースが限られる、入力する手間がある |
| 決定通知書 | 紙or電子 | 日本年金機構から届いた通知書をそのまま利用でき、自社で作成する手間がかからない | 保険料額までは確認できないため、給与から控除される金額が分かりにくい |
| 通知書作成 | 紙or電子 | 必要な情報を整理し、従業員に分かりやすい内容にできる | 対象者ごとの作成や配布に手間がかかる |
| 従業員ページ | 電子 | ペーパーレス化、 従業員が自分の情報を確認しやすい | 個別にアクセスできる環境が必要 |
「通知書作成」の場合、日本年金機構が公開している通知様式の例を使用するか、会社独自の書式で作成しても問題ありません。
自社の運用や利用しているシステムに合わせて、適切な方法を選びましょう。
▼日本年金機構から届く標準報酬決定通知書の記事
算定基礎届の決定通知書はどう見る？確認ポイントと間違えた場合の対応を社労士が解説
従業員へ通知する際に押さえておきたい3つのポイントは、次のとおりです。
反映時期を明確に記載する
算定基礎届による標準報酬月額は、原則として9月分の保険料から適用されます。ただし、実際に給与から控除する時期は、当月徴収・翌月徴収など会社の方法によって異なります。
通知する際は、何月分の保険料から変更され、何月支給の給与から控除額が変わるのかを明確に記載しましょう。
▼社会保険料の変更月に関する記事
算定基礎届はいつから反映される？給与支払月別に社会保険料が変わる時期を社労士が解説
個人情報の取り扱いに注意する
標準報酬月額は、従業員ごとに異なる個人情報です。
紙で配布する場合は取り違えに注意し、電子で通知する場合は本人以外が閲覧できないよう適切に管理しましょう。
給与計算システムを活用する
算定基礎届後は、標準報酬月額や社会保険料を給与計算に反映する必要があります。給与計算システムを活用すれば、保険料の変更を反映し、電子給与明細への記載なども効率化できます。
社会保険料の変更時期に合わせて、給与計算システムの登録内容も確認しておきましょう。
標準報酬月額の決定・改定により社会保険料が変更された場合は、従業員への通知が必要です。変更前後の標準報酬月額や保険料額、適用開始時期を記載したテンプレートなどで、自社に合った方法で分かりやすく通知することが大切です。
給与計算システムを活用すれば、社会保険料の変更から給与計算、給与明細への反映まで、一連の業務を効率化できます。通知業務の負担を減らし、スムーズな労務管理につなげましょう。
あかつき社会保険労務士法人は、算定基礎届などの社会保険手続きから、社会保険料の変更に伴う給与計算・従業員への通知まで、労務業務の効率化をサポートしております。
企業の業務体制や運用状況を確認し、社会保険手続きの効率化や給与計算システムの活用方法をご提案いたします。
次のお悩みに１つでもチェックが入りましたら、お気軽にご相談ください。
□従業員数が多く、算定基礎届などの社会保険手続きに時間がかかる
□社会保険料の変更を給与計算や従業員への通知に正しく反映できているか不安
□労務手続きを効率化するために、システムを導入したい
まずはオンラインで無料ヒアリングを実施いたします。
お問い合わせフォームより、ご連絡をお待ちしております。
